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Utiliser NOÉ - Organisateur·ice

Contexte

NOÉ est un outil open-source pour simplifier la gestion de grands évènements en centralisant les inscriptions, le planning de bénévolat et la programmation événementielle. Il a été créé à la base pour le Camp Climat 2019 !

Tutos NOÉ (vidéo) : https://www.youtube.com/playlist?list=PLxTDjZn9usXIewHmWius7tiWdcm6zdcAY

Exemple de lien pour le Camp Climat 2025 : https://orga.noe-app.io/camp-climat-2025

Tuto participant·e

Ce tutoriel concerne la vue d'organisateur·ice, pour la vue de participant·e c'est par ici !

Pour bien commencer

Il faut être invité·e par une personne de l'orga pour avoir accès à l'événement en mode orga.

Dans l'exemple du Camp Climat, c'est un événement auto-géré donc les participant·es devront s'inscrire à la fois aux activités et aux créneaux de bénévolat.

NOÉ est un outil central pour l'organisation d'un grand événement :

  • Programmation → gestion des activités et sessions (à utiliser dès le début)
  • Mobilisation → gestion des participant·es et encadrant·es
  • Communication → gestion de la vue participant·es
  • Logistique → gestion des espaces

Fonctionnalités

Parcours des fonctionnalités en suivant le menu de gauche :

Cockpit: tableau de bord avec les informations principales dont un mémo d'équipe

Cockpit

Configuration : configuration générale de tout l’événement

Configuration

Étapes de l’événement :

  1. Fermé → l'orga crée les activités, sessions, etc.
  2. Pré-inscriptions → les participant·es payent (on ne voit pas le programme)
  3. Inscription des encadrant·es → les encadrant·es choisissent leurs activités
  4. Inscription pour tous·tes → les participant·es choisissent leurs activités
Participant·es (QUI) : les personnes qui participent à des sessions ou qui font du bénévolat

Participant·es

On peut télécharger le planning individuel pour chaque personne avec le bouton PDF au début de chaque ligne

Participant·e

Catégories : toutes les catégories d'activités

Catégories

Espaces (OÙ) : toutes les salles et espaces où se déroulent les activités

Espaces

Espace

Encadrant·es (QUI) : les personnes qui encadrent / sont responsables des activités

Encadrant·es

Encadrant·e

Informations à renseigner :

  • Prénom, nom, téléphone
  • Résumé, notes privées pour l'orga
  • Disponibilités (facultatif)
  • Participant·e associé·e : inviter par mail ou associer avec un compte existant
Activités (QUOI) : toutes les activités (formation, concert, créneau de bénévolat...)

Activités

Dans la liste, cliquer sur ⚙ en haut à droite pour changer l'affichage des colonnes

Activité

  • Informations principales :
    • Nom de l'activité
    • Catégorie (obligatoire, on peut en créer à la volée)
  • Informations de bénévolat :
    • Coefficient de bénévolat
      • 0 pour les activités classiques (pas les créneaux de bénévolat)
      • 1 pour le bénévolat classique
      • Plus que 1 pour le bénévolat pénible (1.5 ou 2 par exemple)
      • Moins que 1 pour le bénévolat pépère (0.5 par exemple)
    • Nombre max de bénévoles
  • Informations secondaires :
    • Notes privées pour l'orga
    • Résumé court (quelques mots, vu par les personnes qui veulent s'inscrire)
    • Description détaillée (plus développé que le résumé court)
Sessions (QUOI + OÙ + QUAND) : activités + espaces + horaires

Sessions

Session

  • Le nombre max de participant·es est pré-rempli avec l'activité mais peut être écrasé
  • On peut voir la liste des participant·es inscrit·es à cette session
  • La jauge d'une session prend le minimum entre la jauge de l'espace et de l'activité
  • On peut dupliquer ou supprimer une session en haut à droite
Planning des sessions : vue de toutes les sessions en mode calendrier

Planning des sessions

  • On peut changer la vue en haut : 1 jour, 3 jours, tout l'évènement...
  • On peut rechercher, filtrer par catégorie et grouper par espace en haut
  • On peut déplacer des sessions ou changer leur durée avec du cliquer-glisser

Espace participant·e : lien vers la vue participane·es pour s'inscrire à des sessions

Mes événements : liste des différents événements dont on participe à l'orga

Conseils

  • NOÉ est un logiciel complexe qui comprend plein de fonctionnalités, notamment des fonctionnalités qui ne sont pas présentées ici : tu peux fouiller et en découvrir plein d'autres
  • Si tu as besoin d'aide ou que tu penses avoir tout cassé, envoie vite un message à informatique@alternatiba.eu
  • Si tu tombes sur un bug ou même une fonctionnalité qui te manque et qui n'existe pas encore, tu peux envoyer un message à informatique@alternatiba.eu et on pourra faire remonter à l'équipe de développement (garde bien en tête que le développement prend du temps, donc il faut anticiper)
  • Toujours mettre un résumé pour faciliter l'organisation (dans les activités, catégories...)
  • Double-cliquer pour modifier un élément (session, activité...)
  • Utiliser NOÉ dès le début pour la programmation (plutôt que sur un tableur dans un premier temps puis reporter plus tard)
  • Activité ou session ?
    • Une session est la combinaison d'une activité, d'un espace et d'un horaire
    • Une activité peut se dérouler sur une ou plusieurs sessions
    • On s'inscrit donc à une session et non pas à une activité
  • Participant·e ou encadrant·e ?
    • Les participant·es ne sont pas forcément associé·es à un·e encadrant·e
    • Tous·tes les encadrant·es doivent être associé·es à un·e participant·e
    • Seul·es les encadrant·es peuvent encadrer une activité
    • On peut créer les encadrant·es en avance pour préparer le planning tôt
  • Pour devenir un.e vrai.e pro de NOÉ :

Tu es perdu⋅e ? Tu peux écrire à informatique@alternatiba.eu ou sur le canal ⁉️ Questions et annonces. On est là pour t'aider ! 🙂

Dernière mise à jour : 9 janvier 2025