Créer une adresse e-mail
Contexte¶
Il est possible de créer des adresses e-mail individuelles de la forme prenom.nom@alternatiba.eu ou prenom.nom@anv-cop21.org afin de représenter le mouvement lors de nos échanges en ligne.
Ces adresses individuelles sont réservées aux personnes permanentes (de l’EGQ), aux personnes référentes de commissions au niveau national, ainsi qu’aux porte-parole du mouvement. Nous ne pouvons pas fournir d’adresse individuelle pour une utilisation locale.
En revanche, nous pouvons fournir une adresse pour le groupe du type ville@alternatiba.eu. Il est également tout à fait possible de créer des adresses génériques telles que ville.finance@anv-cop21.org.
Groupes locaux
Quand les groupes locaux Alternatiba et ANV-COP21 demandent la création d’une adresse mail, il faut mettre Léa C en copie (lea.chancelier@alternatiba.eu). Cela lui permet de mettre à jour les infos sur ce groupe et de garder une vision sur l'activité des groupes locaux.
Pré-requis¶
Ce guide est adressé aux personnes gestionnaires des boîtes et listes mail.
Voir Créer un compte OVHcloud gestionnaire des mails.
Pour demander la création d’une adresse e-mail, envoyer un message à gestion.listes.mail@alternatiba.eu.
Procédure¶
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Se connecter à l’interface OVH
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Dans le menu du haut, choisir "Web cloud"
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Dans le menu de gauche, choisir "Emails", puis le domaine que tu souhaites parmi ceux auxquels tu as accès
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Dans le panneau principal, choisir l’onglet "Emails" (tu devrais voir toutes les adresses e-mail)
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Dans le menu de droite, choisir "Créer une adresse E-mail"
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Remplir le formulaire de création d’adresse e-mail
- Nom du compte :
- Pour une personne : prenom.nom@alternatiba.eu
- Pour un groupe local : mot@alternatiba.eu
- Le mot est choisi par le groupe local et il correspond souvent au nom d’une ville (mais il n’y a pas d’obligation)
- On peut également créer un compte pour un besoin spécifique d’un groupe local
- Exemples : lille@alternatiba.eu, formations.paris@alternatiba.eu
- Description :
- Pour une personne : quelques mots pour savoir de qui il s’agit + date de création (MM/AAAA)
- Exemples : Service civique comext’ 05/2021, Permanent collecte 09/2018
- Pour un groupe local : GL + association(s) + nom du groupe + date de création (MM/AAAA)
- Exemples : GL Alt Reims 10/2019, GL AltANV Grenoble 08/2020
- Pour une personne : quelques mots pour savoir de qui il s’agit + date de création (MM/AAAA)
- Taille du compte :
- Pour une personne qui est là pour quelques mois, 1 Go suffit
- Pour une personne permanente ou quelqu’un qui risque d’échanger beaucoup de messages, choisir 2 Go
- Pour un groupe local, choisir 2 Go
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Mot de passe :
- Choisir un mot de passe suffisamment long et que l’on peut facilement retenir
- Exemples : pluschaudqueleclimat, PouetPouet2021, La com c’est super
- À éviter : Pauline06, alternatiba, J7sLLM&3WN^*tpQfH
Choix de mots de passe
Dans la version actuelle du service email OVH, les utilisateurices ne peuvent pas modifier leur mot de passe elles-mêmes. Seules les personnes gestionnaires peuvent le faire. C’est pour cela qu’il faut que le mot de passe soit suffisamment "humainement retenable".
On peut également demander à la personne le mot de passe qu’elle souhaite utiliser (par un canal sécurisé) et lui attribuer ce mot de passe.
- Nom du compte :
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Valider la création de l’adresse mail
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Envoyer à la personne ses identifiants de connexion par deux canaux différents :
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L’adresse email par un canal (adresse mail perso, message Mattermost)
Exemple de message à envoyer à une personne à qui on vient de créer une adresse
Objet : Bienvenue XXX sur ton adresse mail Alternatiba !
Salut,
Je viens de créer ton adresse individuelle XXX@alternatiba.eu !
Note bien qu’elle n’est à utiliser que dans le cadre de tes missions au nom du mouvement, pas pour des besoins de groupe local et encore moins pour une utilisation personnelle.
Tu peux t’y connecter depuis un client mail de ton choix (on conseille l’utilisation de Thunderbird) ou depuis l’interface web https://mail.alternatiba.eu (attention, un peu moche).
- Ton identifiant est ton adresse e-mail : XXX@alternatiba.eu
- J’ai inventé un mot de passe, que je t’envoie par Signal/SMS
NB : notre interface de mail ne permet hélas pas à l’utilisateur·ice de changer soi-même son mot de passe. Si tu veux en choisir un autre, envoie-le moi et je le modifierai.
Enfin, je t’invite à parcourir le tutoriel "Configurer sa boite mail OVH", notamment si tu veux utiliser un logiciel de client mail. Nous recommandons le logiciel Thunderbird (voir le tutoriel "Configurer Thunderbird") !
N’hésite pas à contacter l'adresse gestion.listes.mail@alternatiba.eu si tu as des questions !
Bonne journée,
Signature
Exemple de message à envoyer à un groupe à qui on vient de créer une adresse
Objet : Création de l'adresse mail Xnom du groupeX
Salut,
Je viens de créer votre adresse XXX@alternatiba.eu !
Vous pouvez vous y connecter depuis un client mail de votre choix ou depuis l’interface web https://mail.alternatiba.eu (attention, un peu moche).
- L'identifiant est l'adresse e-mail XXX@alternatiba.eu
- J’ai inventé un mot de passe, que je vous envoie par Signal/SMS
NB : notre interface de mail ne permet hélas pas à l’utilisateur·ice de changer soi-même son mot de passe. Si vous voulez en choisir un autre, envoyez-le moi et je le modifierai.
Enfin, je vous invite à parcourir le tutoriel "Configurer sa boite mail OVH", notamment si vous voulez utiliser un logiciel de client mail. Nous recommandons le logiciel Thunderbird (voir le tutoriel "Configurer Thunderbird") !
N’hésitez pas à contacter l'adresse gestion.listes.mail@alternatiba.eu si vous avez des questions !
Bonne journée,
Signature
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Le mot de passe par un autre canal
Envoi de mots de passe
Si possible, utiliser un moyen de communication chiffré pour envoyer le mot de passe (Signal, protonmail to protonmail, Mattermost en activant E2E...). À défaut, envoyer le mot de passe par SMS.
Supprimer le message contenant le mot de passe une fois que celui-ci a été correctement reçu.
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Répertorier l’adresse nouvellement créée dans la Liste des boites mails et listes mails
Une question sur ce tuto ? Une remarque ? Fais signe à informatique@alternatiba.eu si besoin ! On est là pour t'aider ! 🤓