Configurer Thunderbird
Premiers pas
Ce tuto est spécifique au logiciel Thunderbird. Dans un premier temps, aller voir le tuto Configurer sa boîte mail Grésille.
🪄 Ajouter son compte dans Thunderbird (ou des comptes supplémentaires)¶
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Télécharge, installe et lance Thunderbird
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Clique sur Fichier > Nouveau > Compte courrier existant
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Entre tes informations de connexion et clique sur Continuer
Nom complet
Le "nom complet" est le nom d'affichage que les gens liront en recevant tes mails.
Retenir le mot de passe
Nous conseillons de cocher "Retenir le mot de passe" à condition que tu aies mis un mot de passe sur ta session d'ordinateur (Préférences > Vie privée et sécurité > Utiliser un mot de passe principal).
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Normalement, la configuration est automatiquement détectée. Si ce n'est pas le cas, cliquer sur "Configuration manuelle" puis entre les informations suivantes :
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Serveur entrant
- Protocole : IMAP
- Nom d'hôte : imap.gresille.org
- Port : 143
- Sécurité de connexion : STARTTLS
- Méthode d'authentification : Mot de passe normal
- Nom d'utilisateur : ton adresse mail complète (ex : raymond.deubaze@alternatiba.eu)
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Serveur sortant
- Protocole : SMTP
- Nom d'hôte : mail.gresille.org
- Port : 587
- Sécurité de connexion : STARTTLS
- Méthode d'authentification : Mot de passe normal
- Nom d'utilisateur : ton adresse mail complète (ex : raymond.deubaze@alternatiba.eu)
Nom d'utilisateur
Le nom d'utilisateur est l'adresse mail complète, avec le "@alternatiba.eu"
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Clique sur Terminé ou sur Re-tester et voilà ! Ton adresse mail apparaît sur le panneau de gauche et tes messages dans le grand panneau de droite :
🚨 Houston, on a un problème (FAQ)¶
Bug de certificat¶
Si tu tombes sur ce message, clique sur "Confirmer l'exception de sécurité" en gardant cochée la case "Conserver cette exception de façon permanente".
Bug d'enregistrement des mails (brouillon, envoyés...)¶
Il se peut que le logiciel n'enregistre pas correctement les mails dans les brouillons ou les mails envoyés.
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Clique droit sur le compte de messagerie, puis "Paramètres"
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Dans le menu "Copies et dossiers" :
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Pour les messages envoyés (en haut de l'écran), sélectionner "Autre dossier" et aller chercher le dossier INBOX > Sent. Si ça ne fonctionne pas, choisir un autre dossier. Vous pouvez créer vous même un dossier "Envoyés" si il n'existe pas.
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Pour les brouillons (en bas de l'écran), sélectionner "Autre dossier" et aller chercher le dossier "Brouillon".
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Bug "Échec de la connexion"¶
Si tu obtiens ce message d'erreur, c'est certainement que le mot de passe de la boîte mail a été modifié :
Pour résoudre le problème :
- Clique sur "Saisir un nouveau mot de passe"
- Récupère le nouveau mot de passe (dans Bitwarden, ou en demandant aux personnes concernées)
- Entre le nouveau mot de passe et valide
Si ça ne fonctionne toujours pas, tu peux supprimer le compte et l'ajouter à nouveau :
- Clique droit sur l'adresse mail dans le panneau de gauche > Paramètres
- En bas de la liste de gauche, cliquer sur Gestion des comptes > Supprimer le compte
- Ajoute à nouveau le compte en suivant ce tuto
Bug "Le serveur de courrier entrant n'existe pas"¶
Si vous subissez cette erreur, c'est certainement que vous avez changé de version de Windows, et que Windows a pété un boulon lors de la migration ! En deux mots : le profil Thunderbird a été migré, mais le logiciel ne prend pas toutes les infos en compte.
Voici comment la résoudre :
- Dans l'explorateur de fichiers, entre %APPDATA% dans la barre en haut.
Tu te retrouves dans le dossier : C:\Users\Raymond\AppData (remplace "Raymond" par ton nom d'utilisateur) - Va dans le dossier Roaming > Thunderbird > Profile
Dans ce dossier, il y a des dossiers sous la forme xxxxxxx.default. Ce sont les "profils Thunderbird" qui contiennent les données de configuration et les mails téléchargés sur l'ordinateur. - S'il y a plusieurs dossiers, cherche celui qui est le plus gros. C'est certainement le profil qui a été migré depuis l'ancienne version de Windows. Entre dans ce dossier.
- Les configurations de serveur entrants sont dans le dossier IMAPs
Renomme le dossier IMAPs en IMAPs_old (pour garder une sauvegarde) puis crée un dossier IMAPs vide. - Redémarre Thunderbird, ça devrait aller mieux ! 😊
💡 Astuces Thunderbird¶
Si vous décidez d'utiliser Thunderbird, on vous a préparé plein d'astuces !
Mettre en place une signature¶
Voir ce tuto : Mettre en place une signature email.
Afficher les mails par conversation¶
Pour avoir une vue un peu comme dans Gmail : installer l'extension Thunderbird Conversations !
Voici un tuto sympathique.
Créer des filtres automatiques¶
Dans Thunderbird, il est possible de filtrer automatiquement les messages reçus dans la boîte de réception.
Remarque
Le filtre ne se lance que lorsque Thunderbird est en fonctionnement, il ne faut pas s'attendre à ce que les messages soient filtrés lorsque l'ordinateur est éteint. Pour filtrer les messages dès la réception sur le serveur (marquer comme SPAM par exemple), il faut le faire dans l'interface d'administration de OVH.
Lorsqu'un message arrive dans la boîte de réception, on peut automatiquement :
- le déplacer dans un dossier
- le marquer comme "lu"
- le supprimer
- le transférer à une autre adresse
- ...
Pour cela :
- Va dans Outils > Filtres de messages : une fenêtre listant les filtres s'ouvre.
- Sélectionne dans "Filtres pour" le compte de messagerie pour lequel tu souhaites exécuter le filtre
- Crée un nouveau filtre en cliquant sur "Nouveau" : une fenêtre pour créer le filtre s'ouvre.
- Nomme le filtre avec un nom explicite pour t'y retrouver, par exemple : "Partenariat"
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Tu peux choisir précisément les conditions à appliquer :
- Sur quel partie du message la condition s'applique-t-elle ?
- Ast-ce que le filtre s'applique si TOUTES les conditions sont respectées ? une seule de toutes ces conditions ?
- Quelle action effectuer quand les conditions sont respectées ?
Exemple
Quand une de ces conditions est respectée :
- le sujet du message contient [partenaire1]
- le sujet du message contient [partenaire2]
Alors déplacer le message dans le dossier Partenaires
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Valide la création du filtre. Il s'ajoute à la liste des filtres déjà créés.
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Tu peux exécuter directement le filtre sur les messages actuellement présents dans ta boîte de réception en cliquant sur "Exécuter"
Les prochains messages reçus passeront dans les filtres à l'avenir !
Exemple
Les prochains messages contenant [partenaire1] ou [partenaire2] dans le sujet seront automatiquement déplacés dans le dossier "Partenaires".
Envoyer un message d'absence en réponse de mail¶
Afin d'envoyer un mail de réponse d'absence, tu peux le faire à partir du [webmail Grésille](https://webmail.gresille.org : Paramètres > Filtres > Créer.
Programmer un envoi de mail pour plus tard¶
Pour envoyer un message programmé, il existe l'extension Send Later sur Thunderbird. Habile Bill ! 😉
- Installer l'extension Send Later
- Écrire son message
- Cliquer sur "Envoyer plus tard" en haut à droite (ou "Send later")
- Configurer le jour et l'heure de l'envoi
- Cliquer sur le bouton suivant (ou utiliser les options préconfigurées)
- ✨ Attendre que la magie opère ✨
- Ne pas hésiter à tester en s'envoyant des mails à soi-même
Note importante
Le message partira de ton ordinateur, il faut donc que ton PC soit allumé et Thunderbird ouvert pour que l'envoi programmé fonctionne.
Envoyer une série de mail avec des variables (avec Mail Merge)¶
L'extension Mail Merge permet le publipostage, c'est-à-dire de réaliser des envois en utilisant des variables.
Cela permet de personnaliser les messages à partir d'informations contenues dans un tableau. Cela est très utile pour que les destinataires se sentent davantage concerné⋅es, et pour envoyer des informations particulières selon les personnes. L'extension permet aussi de répartir les envois dans le temps pour éviter d'être considéré comme spam.
En résumé :
En détails :
1. Installer l'extension¶
- Menu Outils > Modules complémentaires et thèmes
- Dans la barre de recherche en haut, chercher "Mail merge"
- Ajouter l'extension à Thunderbird
2. Créer la base de données¶
Base de données CSV
Il s'agit d'un fichier au format CSV qui contient les informations à personnaliser dans le message.
- chaque ligne correspond à un message que l'on envoie
- chaque colonne correspond à une information qui sera incluse dans le message
- la première ligne contient les variables
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Créer un fichier dans un logiciel de tableur (LibreOffice Calc par exemple)
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Entrer les informations des destinataires sur lesquelles tu souhaites faire un envoi personnalisé
L'en-tête des colonnes correspond aux noms des variables qui seront utilisées plus tard dans le message.
- Une variable ne contient pas d'espace
- Une variable ne contient pas de caractères spéciaux
Attention
Dans ce fichier, il faut absolument une colonne qui contient l'adresse mail des destinataires.
Il faut au minimum deux colonnes. Si tu ne souhaites utiliser que la variable "Email", alors tu peux simplement créer une colonne "pipo" que tu n'utiliseras pas par la suite.
Exemple de fichier
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Enregistrer le fichier au format .csv
Paramètres lors de l'enregistrement
Si ton logiciel demande des précisions lors de l'enregistrement, voici une configuration qui fonctionne bien :
- Jeu de caractères : UTF-8
- Séparateur de champ : , (virgule)
- Séparateur de texte : " (guillemets)
À quoi ça ressemble
Si tu ouvres ton fichier avec un éditeur de texte tout simple (Notepad par exemple), il devrait ressembler à une suite de lignes où les données sont séparées par des virgules (et encadrées par des guillemets si le contenu contient des virgules).
3. Créer le message¶
Dans Thunderbird, rédige ton message en intégrant les variables de la base de données créée précédemment :
- Dans le champ "Pour", inclus la variable correspondant à l'adresse de messagerie, puis appuie sur la touche "Tabulation" : dans l'exemple ci-dessous, c'est la variable {{Email}}
- Dans le champ "Sujet", tu peux inclure des variables si tu le souhaites
- Dans le corps du message, tu peux inclure des variables également
Exemple de message
Nom des variables
Fais bien attention à utiliser exactement les mêmes noms de variables dans ton mail que dans le fichier de base de données.
Exemple : {{prénom}} ne correspond par à {{Prenom}} !
4. Envoyer le message¶
Faire des tests avant d'envoyer
Il est fortement recommandé de faire des tests avant d'envoyer vraiment un message !
L'extension est délicate et on arrive rarement à bien la configurer du premier coup !
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Dans la fenêtre de rédaction du message, clique sur "Outils" puis "Mail Merge" : la fenêtre de configuration de l'envoi s'ouvre
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Voici les informations à entrer :
- Source : CSV
- Fichier : clique sur "Parcourir" pour choisir ton fichier .csv créé plus tôt
- Jeu de caractères : UTF-8
- Séparateur de champ : Automatique ou , (virgule)
- Mode de livraison : Envoyer maintenant
Pièces jointes
Il est également possible d'envoyer des pièces jointes personnalisées à un ensemble de destinataires. Pour ça, n'hésite pas à contacter l'équipe informatique qui pourra t'aider.
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Ajoute les données d'envoi en lot :
- Pause : c'est le nombre de secondes d'attente entre deux envois. Nous recommandons vivement d'entrer une valeur de 10-20 secondes !
- Démarrer : c'est le numéro de la ligne à laquelle tu souhaites démarrer l'envoi, par exemple pour ne pas prendre le début de la base de données
- Arrêter : c'est le numéro de la ligne à laquelle tu arrêter l'envoi, par exemple pour ne pas prendre la fin de la base de données
Envoi à toute la base de données
Pour envoyer à toute la base de données, ne rien entrer dans "Démarrer" et "Arrêter".
Pourquoi mettre un intervalle entre deux envois ?
Nous encourageons vivement à entrer un intervalle de quelques secondes entre plusieurs envois de mails. En effet, le serveur mail d'expédition met en place des limitations pour éviter l'envoi de spam (maximum X mails par minute, maximum X mails par heure...). Si on envoie beaucoup de messages en peu de temps, on risque d'atteindre ces limites.
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En bas de la fenêtre, clique sur le bouton "Fichier" pour voir si les données sont prises en compte correctement
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Clique sur "Message" pour voir à quoi ressemblent les messages quand les variables sont remplacées par les données
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Enfin, cliquer sur "Envoyer"
Un message d'alerte s'affiche
Ce message d'alerte recommande d'utiliser "Envoyer plus tard". Tu peux cliquer sur "Envoyer"... à tes risques et périls !
Pour rappel, nous t'encourageons à faire un envoi "test" à des adresses que tu maîtrises (ton adresse Alternatiba, ton adresse perso...)
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L'envoi se fait :
Que faire en cas d'erreurs d'envoi
Il est possible que l'envoi soit interrompu en cours de route. Les raisons possibles sont multiples :
- une adresse de messagerie est mal orthographiée et comprend une erreur (exemple typique : un espace à la fin de l'adresse)
- le quota d'envoi est atteint
- ...
En cas d'erreur, on te recommande d'identifier la ligne à laquelle l'envoi s'est arrêté. Pour cela, jette un œil à tes messages envoyés. Puis, supprime de ton fichier de base de données toutes les lignes qui ont été envoyées, corrige l'erreur, et reprends l'envoi.
Il est possible que tu doives patienter car tu as atteint ton quota. Ré-essaie plus tard !
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Les destinataires reçoivent un message personnalisé ! 🎉
Une question sur ce tuto ? Une remarque ? Fais signe à informatique@alternatiba.eu si besoin ! On est là pour t'aider ! 🤓